Description :

Le principal rôle du service du greffe est d’officialiser les décisions du conseil municipal prises lors des séances et de les communiquer aux intéressés. Il assume donc le secrétariat, publie les avis officiels et gère le processus électoral. Il est de plus responsable des archives de la ville, en plus de la rédaction des règlements municipaux, ainsi que de divers contrats et ententes liant la ville.

Mission :

Planifier, organiser, diriger et contrôler l'ensemble des activités reliées à la ville, à la tenue du greffe de la ville, à la supervision des travaux de la cour municipale et à la gestion des documents.

Principaux champs d'activités :

Le service du greffe est au centre des activités du conseil municipal dont il assume le secrétariat général en plus d'offrir le soutien administratif nécessaire à la tenue et au suivi de ses assemblées. Il assure l'édition des règlements, prépare les avis publics requis par la loi et obtient l'approbation des règlements et résolutions lorsque nécessaire.

Le service s'occupe également de la coordination des processus de soumissions sur invitation et par appel d'offres publics et la réception / ouverture des soumissions.

Le service du greffe s'occupe notamment du portefeuille en assurances de dommages de la municipalité et, à ce titre, traite les réclamations pour et contre elle.

Le greffier a la garde des documents et archives de la ville et il assure la rédaction, la diffusion et la conservation des décisions du conseil municipal (procès-verbaux, règlements).

Il voit en outre à l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Enfin, le greffier occupe d'office le titre de président d'élection et supervise ainsi les procédures de scrutin lors d'élections ou de référendums municipaux.

Principaux services offerts aux citoyens :